L'obtention d'autorisations et de signatures des parents fait partie des tâches récurrentes de la gestion d'un service de garde. Ces autorisations doivent être signées par les parents et classées dans un endroit sûr. Ceci nécessite plusieurs manipulations de papiers et demande l'implication des éducatrices.
Saviez-vous qu'il est possible de faire signer électroniquement ces autorisations et de les conserver en version électronique?
Ceci permet d'éliminer le papier et facilite l'obtention de consentements dans le contexte actuel. Cette fonctionnalité est disponible dans Amisgest SDG.
Les signatures électroniques sont-elles valides ?
Plusieurs services de garde hésitent encore à utiliser la signature électronique malgré ses nombreux avantages. Pour certains, un doute plane concernant sa validité.
Pourtant, la signature électronique existe depuis de nombreuses années, mais reste encore méconnue.
De plus, le ministère de la Famille a récemment rappelé la validité des signatures électroniques.
Pour en savoir plus sur leur valeur juridique et leurs conditions de validité, nous avons consulté maître Camille Alix.
Elle nous indique que :
« Au Québec, une entente écrite entre-deux ou plusieurs personnes est, en principe, juridiquement valide, peu importe son support, qu’il soit papier ou virtuel.
De même, et sauf dans les situations ou une signature électronique sécurisée est juridiquement requise, une signature électronique est également reconnue comme juridiquement valable au Québec.
Pour résumer, au Québec, et sauf exception, un contrat rédigé sur un support virtuel, signé au moyen de signatures électroniques, sera juridiquement formé et liera juridiquement ses signataires. »
Une signature électronique devra tout de même remplir certaines conditions.
« Les conditions qu’une signature électronique devra remplir pour engager juridiquement son signataire sont principalement les suivantes :
La signature devra consister en l’apposition du nom de la personne qui signe, ou d’une marque qui lui est personnelle,
- La signature devra être apposée sur l’acte,
- La signature devra permettre d’identifier la personne qui signe,
- La signature devra être utilisée de façon courante par la personne,
- Le signataire devra représenter la manifestation du consentement du signataire à s’engager aux termes de l’entente,
- Il faudra être en mesure de vérifier l’intégrité de l’acte, et notamment le fait qu’il n’a pas été modifié après la signature, au besoin.»
La signature électronique pourra revêtir diverses formes
« La forme que la signature électronique pourra revêtir sera donc variée. Elle pourra être, par exemple, le copié-collé d’une signature, la rédaction de lettres, de formes, ou encore de symboles, ou la rédaction du prénom et/ou du nom du signataire. Cette signature engagera son signataire à l’acte, en principe, tant que tous les critères précédemment mentionnés seront rencontrés. »
Fonctionnement du système de signature
Chez Amisgest, nous prenons très au sérieux la gestion des signatures électroniques. Le système permet non seulement d'obtenir rapidement des autorisations sous forme de signatures électroniques mais également d'en assurer la sécurité et l'intégrité.
Nous avons mis en place différents mécanismes de sécurité afin d'assurer la validité et la confidentialité des signatures.
Chacune des signatures est unique et doit provenir d'un utilisateur identifié avec son compte personnel. De plus, plusieurs informations sont recueillies telles que la date, le courriel et l'adresse Internet unique de l'utilisateur. Lors de modifications des autorisations, une archive de chacune des versions et effectuée.
Cette fonctionnalité de signature électronique est offerte à tous les utilisateurs du logiciel Amisgest SDG. Pour en savoir plus, contactez-nous ou visitez la page suivante.