La gestion d’un service de garde, c’est tout un défi!
En plus des défis de gestion du personnel, des enfants, des horaires, des repas, et bien plus encore, il y a aussi les contraintes monétaires. Le temps est précieux et avec toutes les tâches qu’il y a à accomplir dans un service de garde, il n’est pas toujours simple d’arriver à tout faire.
Heureusement, il existe des solutions simples et efficaces pour sauver du temps et optimiser le fonctionnement de votre service de garde.
Gestion des présences
Noter les arrivées et départs de chacun des enfants peut prendre un temps considérable pour le personnel travaillant dans le milieu de la petite enfance. Il faut bien sûr penser à les noter, mais il faut ensuite retranscrire tous les arrivées et départs dans le système comptable.
Pour un service de garde de 80 places, plusieurs heures de travail d’un cadre sont nécessaires pour retranscrire le tout dans un système comptable.
Notre conseil : Créer un Google Sheet qui permet de noter facilement les arrivées et départs des enfants.
Si le personnel éducateur dispose d’une tablette, il leur est possible de les noter directement. Il est ensuite possible d’exporter les données en format Excel ou PDF, par exemple. Les arrivées et départs sont donc notés clairement et il est facile d’entrer l’information dans votre logiciel comptable et d’ajuster la facturation, si nécessaire.
Gestion des absences et enfants remplaçants
Les enfants remplaçants ou à temps partiel sont de plus en plus présents dans les services de garde, car ils permettent de combler des places disponibles lors d'absences d’enfants dits ‘’réguliers’’. Ces enfants en intégration ou enfants de parents qui sont travailleurs autonomes, par exemple, permettent de maximiser les places disponibles tout en profitant d’une journée de garde, mais en pratique la gestion d’enfants remplaçants, est très chronophage…
Tel que stipulé dans un rapport de la Centrale des syndicats du Québec et de la Fédération des intervenantes en petite enfance: « Dans les faits, il est très difficile de combler les jours restants avec un autre enfant, étant donné que, souvent, le parent ne connaît pas d’une semaine à l’autre les jours où il travaillera.»
Notre conseil: Tenir une liste prédéfinie des enfants remplaçants, dont ceux en intégration, permet de sauver énormément de temps.
La mise en place d'une politique des absences claire peut aussi aider à faciliter la gestion des enfants remplaçants. Il possible de demander aux parents des enfants fréquentant le service de garde d’avertir avant 9h00 si l’enfant est absent. Ceci permet ensuite d’appeler les parents d’enfants remplaçants suffisamment tôt et de combler plus facilement les places disponibles.
Gestion des vacances
Lors de périodes de vacances, la gestion des présences peut devenir un casse-tête.
Combien d’enfants viendront chaque jour?
Est-ce qu’il y aura trop ou pas assez de personnel éducateur?
Répondre à ces questions est primordial et peut être chronophage, surtout qu'il faut respecter des contraintes telles que la fréquentation minimale de 80%.
Notre conseil : Créer un Google Form qui vous permet d’effectuer un sondage rapide et de l’envoyer par courriel aux parents. Cette solution, proposée par Google comporte plusieurs avantages.
Par exemple, vous avez accès au questionnaire ainsi qu’aux réponses de partout via un ordinateur. Les réponses recueillies avec le questionnaire sont organisées clairement et vous permettent de repérer facilement les journées où chacun des enfants sera présent!
Gestion du personnel
La gestion du personnel et une tâche exigeante dans la gestion d’un service de garde. Dans un service de garde qui compte plusieurs installations, un cadre administratif d’expérience est souvent dédié uniquement à ces tâches. Par contre, dans une plus petite installation, cette gestion s'ajoute à une longue liste de tâches pour la direction et peut mobiliser de nombreuses heures par semaine.
Notre conseil : Faire un fichier Excel pour chacun des différents dossiers peut faciliter la tâche. Un fichier pour chacun des volets de la gestion des employés permet de rester organisé et de ne pas se perdre.
Il est aussi possible de créer un formulaire via Google Form que les employés peuvent remplir lorsqu’ils ont des demandes de congé. Cela évite d’avoir plusieurs bouts de papier avec toutes les demandes.
Calcul du ratio
Il est impératif de toujours s’assurer qu’il y a assez de personnel éducateur sur le plancher selon les enfants qui sont présents. Il faut compter et recompter pour s’assurer qu’on a assez de personnel en tout temps tout en respectant les ratios des différents groupes d’âge, conformément aux exigences du Ministère de la Famille sous peine d’amendes.
Notre conseil: Utiliser des macarons de différentes couleurs pour chaque enfant de chacun des différents groupes d’âge.
Il sera facile de visualiser combien d’enfants sont présents dans le service de garde et en regroupant les couleurs il vous sera facile de regrouper les mêmes couleurs pour respecter les différents ratios!