Cette politique de confidentialité explique les types de renseignements personnels que nous collectons dans le cadre de nos services commerciaux, notamment pour l’exploitation et l’hébergement de nos logiciels. Elle décrit également les raisons pour lesquelles nous collectons ces renseignements et les droits dont vous disposez à cet égard. Pour mieux comprendre comment vos renseignements personnels sont collectés, utilisés et divulgués, nous vous invitons à consulter la politique de confidentialité de nos clients.
Nos services, conçus pour les intervenants du domaine de la petite enfance et scolaire, visent à optimiser la gestion quotidienne, améliorer la communication et faciliter les opérations de nos clients. Cette politique ne couvre pas le traitement des renseignements personnels à des fins de publicité numérique ou l’administration de notre site Internet. Cliquez ici pour consulter la politique de confidentialité applicable à ces activités.
Si vous avez des questions concernant le traitement de vos renseignements personnels ou si vous souhaitez exercer vos droits à cet égard, vous pouvez contacter notre Responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse suivante: [email protected] ou par courrier postal à:
Amisgest Technologies Inc.
Attn: Responsable de la protection des renseignements personnels
1753 Rue Principale, Sainte-Julie, Québec, J3E 1W7
Nos services nécessitent la collecte et l’hébergement de renseignements personnels pour offrir leurs fonctionnalités, conformément aux instructions de nos clients. Nous collectons uniquement les renseignements nécessaires, soit directement auprès de nos clients ou des utilisateurs de notre plateforme. Nos clients peuvent également recueillir des informations de tierces parties, intégrer nos services avec des systèmes tiers ou synchroniser des données via des profils d’importation. Toutefois, nous ne collectons aucune information provenant de tierces parties, sauf sur instruction explicite de nos clients.
Nos clients contrôlent les images, vidéos et données qu'ils partagent et hébergent dans la plateforme, ainsi que la façon dont ils collectent et utilisent vos renseignements personnels. Par exemple, avec Amisgest TV, ils peuvent afficher des photos, messages et vidéos pour diffusion sur une télévision. Les services incluent également des fonctions de messagerie massive, dont nos clients sont responsables, notamment pour la gestion des consentements
Les renseignements personnels peuvent également être générés automatiquement lors de l’utilisation de nos services. Étant donné que nos solutions s’adressent à des établissements de la petite enfance et à des services scolaires, comme des garderies scolaires, ces renseignements incluent souvent des données sensibles. Ces informations sont strictement utilisées pour fournir nos services ou exécuter les instructions de nos clients, ce qui peut inclure, le cas échéant, un transfert vers des plateformes tierces intégrées.
Nous ne vendons pas vos renseignements personnels ni ne les communiquons pour d’autres raisons que la fourniture de nos services.
Nous avons préparé un aperçu des finalités de notre collection de renseignements personnels selon que vous êtes intéressés par les finalités applicables à la collection de renseignements personnels pour un mineur, un parent, un employé, ou un utilisateur de nos services. Il se peut que plus d’une de ces catégories soit pertinente pour vous. Cliquez sur chaque catégorie pour plus d’information:
Renseignements personnels concernant les mineurs
Nous traitons des renseignements personnels relatifs à des mineurs dans le cadre de nos services. Le tableau ci-dessous présente les finalités du traitement ainsi qu’une description des informations concernées pour chacune d’entre elles. Toutefois, chaque client peut gérer ces renseignements différemment en fonction de ses propres politiques.
Il incombe à nos clients d’obtenir les consentements requis auprès des parents pour nous permettre de traiter les renseignements personnels des enfants à ces fins. Si vous pensez ne pas avoir donné un tel consentement, nous vous recommandons de consulter l’établissement concerné ou, si nécessaire, de nous contacter à [email protected].
Finalités | Explications |
Dossier de l’enfant: création et maintenance de l’information nécessaire à la gestion de l’enfant | Afin d’identifier les enfants et gérer leur fiche, nos clients collectent, à travers nos services, des données comme le nom de l’enfant, sa date de naissance, une photo de l’enfant, ainsi que toutes les autres informations associées à son dossier, incluant, les personnes à contacter en cas de problèmes. En sus, dans le dossier de l’enfant, les utilisateurs peuvent consigner des notes, ainsi que des évènements, comme la visite d’un spécialiste. |
Prise de présence et suivi des déplacements: La plateforme permet de valider l’arrivée et le départ d’un enfant. | Notre plateforme permet l’enregistrement des heures d’arrivée et de départ des enfants en balayant les adresses IPS des puces associées aux enfants. Les puces sont remises à l’éducateur par le parent lors de l’arrivée, en les décrochant du tableau intelligent, et en le remettant à l’éducateur. Lorsque l’enfant part, le parent remet la puce sur le tableau. Cela permet d’enregistrer les heures de départ et d’arrivée des enfants. Cliquez ici afin d’en lire plus sur la technologie RFID. En sus, via un appareil mobile, un parent ou un membre du personnel peut également confirmer la présence de l’enfant en cliquant sur la photo, dans quel cas, les informations sur l’heure d’arrivée seront également enregistrer. |
Besoins médicaux: Prévenir les réactions allergiques et administrer les médicaments de façon appropriée. | Pour assurer la sécurité des enfants, nos produits permettent, lorsque nécessaire, de consigner leurs allergies et les médicaments à administrer. À cette fin, nous collectons les informations suivantes: le nom de l’enfant, le type d’allergies, son poids (pour ajuster le dosage) et les médicaments prescrits. Ces données sont utilisées exclusivement pour garantir le bien-être et la sécurité de l’enfant. |
Communication: Permettre aux éducateurs et parents de communiquer sur le développement de l’enfant | Par le biais des cahiers de communication et des journaux de bord, des courriels et fonctionnalités de communications, les parents peuvent obtenir de l’information sur le progrès de l’enfant, les évènements de la journée, les observations, et d’autres informations pertinentes, y compris des photos. Ces photos peuvent également être regroupées dans des albums téléchargeables. |
Portrait du développement: Communiquer efficacement le progrès de l’enfant aux parents | Notre plateforme permet de documenter le portrait de développement de l’enfant au fil du temps. Grâce au Cahier Amigest, l’éducatrice peut rédiger un journal quotidien destiné aux parents. Celui-ci peut inclure une description des activités de la journée ainsi que des photos, offrant ainsi une communication claire et personnalisée sur le vécu de l’enfant. |
Pour offrir nos services et leurs fonctionnalités, nous collaborons avec des prestataires de services. Ces collaborations sont encadrées par des ententes visant à protéger les renseignements personnels. Nous partageons uniquement les renseignements nécessaires au bon fonctionnement de la plateforme, conformément à des contrats qui limitent leur utilisation à cette finalité précise. Cela inclut notamment des centres de données et des fournisseurs de services de communication, tel que Zoho pour les messages textes.
Dans certains cas, nous pouvons également partager des renseignements personnels avec de tiers non-prestataires, selon les situations décrites ci-dessous. Par ailleurs, nos clients peuvent partager des renseignements personnels avec des tiers, notamment dans le cadre d’intégrations. Nous vous recommandons de consulter leurs politiques de confidentialité pour plus de détails.
Catégorie | Information additionnelle |
Plateformes d’identification | Nos produits s’intègrent à des plateformes tierces comme Facebook pour permettre aux utilisateurs de créer et synchroniser leurs comptes. Ces plateformes ne sont pas des fournisseurs. Si vous choisissez de les utiliser pour vous connecter, nous partagerons uniquement les informations nécessaires à la connexion et à la synchronisation. |
Bureau coordonnateur | Si votre établissement est supervisé par un bureau coordinateur, celui-ci peut accéder aux rapports liés à l’établissement via la plateforme, notamment pour des vérifications de conformité. En sus, pour le logiciel Amisgest SDG, il est possible de répertorier des évènements en lien avec un employé, comme les accidents de travail, les évaluations de rendements, les accidents de travail, les suivis personnalisés et les renseignements jugés utiles par le Bureau coordinateur. |
Partenaire d’intégration | Nos produits et services peuvent s’intégrer à des tiers via des API ou des configurations comme des webhooks. Les informations partagées ou collectées par ces tiers dépendent des choix du client. Veuillez consulter les politiques applicables pour plus de détails. |
Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à des tiers dans les circonstances exceptionnelles suivantes:
Autorités: Nous pouvons divulguer vos données personnelles si requises par la loi, notamment en réponse à des citations à comparaître, mandats ou ordonnances judiciaires, ou pour se conformer à la législation en vigueur. Cela peut inclure des actions visant à exercer nos droits, défendre des réclamations légales, enquêter ou agir contre des activités illégales ou des violations de nos politiques. Seules les données strictement nécessaires seront partagées.
Transactions commerciales: En cas d’acquisition, de réorganisation, de financement ou de transfert de nos activités ou actifs, y compris en cas d’insolvabilité ou de faillite, nous pouvons partager des informations avec les parties concernées.
Nous suivons les normes de l’industrie pour protéger les données que vous nous soumettez, à la fois pendant leur transmission et une fois que nous les avons reçues. Nous maintenons des garanties physiques, techniques et administratives pour protéger vos renseignements personnels contre la destruction, la perte, les modifications non autorisées, la divulgation, l’accès, l’utilisation abusive et tout autre traitement illégal. Toutes nos communications électroniques sont cryptées et sécurisées. D’ailleurs, nous avons obtenu un certificat du ministère de l’Éducation du Québec attestant de nos bonnes pratiques en cybersécurité et de notre engagement envers l’amélioration continue de ces pratiques.
Notre engagement envers la sécurité et la confidentialité
Nous nous engageons à respecter les politiques et directives en matière de cybersécurité établie par le Centre gouvernemental de cyberdéfense du Québec, particulièrement celles applicables au réseau de l’éducation. En tant que membres de l’Association Edteq, regroupant des entreprises en technologies éducatives au Québec, nous collaborons étroitement avec le ministère de l’Éducation du Québec (MEQ), l’Association Edteq et la Fédération des centres de services scolaires du Québec (FCSSQ) pour garantir des normes élevées de sécurité et de protection des renseignements personnels.
Vous pouvez valider notre participation à ce programme en vérifiant la Liste des membres EdTeq.
Notre processus d’évaluation de la sécurité
Dans le cadre de nos démarches, nous avons participé à une évaluation rigoureuse des exigences en matière de sécurité de l’information pour les applications et plateformes web québécoises. Cette évaluation, réalisée par le Centre opérationnel de cyberdéfense (COCD) du MEQ et de la FCSSQ, a confirmé que notre plateforme répond aux critères stricts de cybersécurité et de protection des renseignements personnels pour l’année scolaire en cours.
Exigences en matière de sécurité respectées:
Pour garantir la sécurité des informations des utilisateurs, notre plateforme satisfait aux normes suivantes:
Sécurisation des sites Web et des services de transfert de données: Utilisation de protocoles sécurisés tels que HTTPS, TLS, et de certificats SSL pour protéger les communications.
Gestion des vulnérabilités: Absence de failles de sécurité connues et mise en place d’une politique de remédiation basée sur les risques identifiés.
Composantes à jour: Vérification que toutes les composantes utilisées sont actuelles et exemptes d’obsolescence.
Normes de développement rigoureuses: Conformité avec les meilleures pratiques en développement d’applications web, notamment les normes ASVS d’OWASP (Open Web Application Security Project).
Les données collectées via les puces RFID, iPads ou téléphones sont chiffrées et hébergées manière sécurisée sur nos serveurs. Elles ne sont utilisées que pour les finalités décrites dans cette politique. Les accès aux renseignements de nos clients, incluant les données recueillies par le biais de la technologie RFID, sont uniquement lorsque nécessaire pour fournir les services.
Pourquoi est-ce que c’est important pour vous?
Ces mesures garantissent non seulement la protection des données des enfants, éducateurs et parents, mais aussi la tranquillité d’esprit de tous les utilisateurs de notre plateforme. Nous demeurons déterminés à maintenir les plus hauts standards de sécurité et à évoluer constamment pour répondre aux besoins du milieu de l’éducation.
Nous conservons les renseignements personnels selon les directives de nos clients. Nous supprimons les renseignements personnels temporaires lorsqu’ils ne sont plus nécessaires. Lorsque votre abonnement est terminé, nous supprimons les renseignements personnels associés avec votre abonnement, ou encore, lorsque vous en faites la demande, par exemple, lors de la suppression d’un compte utilisateur.
Pour plus d’informations sur nos pratiques de rétention, nous vous invitation à revoir cette publication qui décrit nos pratiques.
En conformité avec notre engagement envers l’Association EdTeq et les directives gouvernementales, notre plateforme est hébergée au Québec, et la majorité de nos fournisseurs y sont également basés. Toutefois, certaines fonctionnalités de nos services peuvent impliquer le transfert de renseignements personnels hors du Québec. Ces transferts n’incluent jamais de renseignements personnels liés à des mineurs.
Dans ces cas, nous avons des contrats avec nos fournisseurs pour protéger vos renseignements personnels. De plus, nos clients peuvent intégrer nos services à des plateformes tierces situées hors Québec. Nous vous recommandons de consulter leurs politiques de confidentialité pour en savoir plus.
La loi vous accorde des droits relatifs à vos renseignements personnels, notamment:
Accès: Vous avez le droit de consulter vos renseignements personnels.
Modification: Vous pouvez demander la correction de vos renseignements s’ils sont inexacts.
Copie: Vous pouvez obtenir une copie de vos renseignements personnels.
Si nous traitons vos renseignements sur la base de votre consentement (ou de celui d’un parent ou tuteur), vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment.
Pour exercer vos droits, nous vous encourageons à contacter directement l’établissement scolaire ou parascolaire, qui est souvent mieux placé pour répondre précisément à votre demande. Si nécessaire, nous pourrions collaborer avec nos clients pour traiter votre demande.
Vous pouvez également nous contacter directement:
Par courriel: [email protected]
Par voie postale: Utilisez l’adresse mentionnée ci-dessus.
Nous nous engageons à répondre à vos demandes de manière claire et rapide.
Nous pouvons modifier cette politique de confidentialité à l’occasion, par exemple, pour refléter des changements dans nos pratiques liées au traitement des renseignements personnels ou pour respecter de nouvelles exigences légales.
Lorsqu’une mise à jour est effectuée, nous informerons les utilisateurs par courriel ou directement via notre plateforme. Nous encourageons également nos utilisateurs à consulter régulièrement cette politique afin de rester informés des dernières modifications.